石墨文檔CEO吳冰：疫后高效復(fù)工指南 | WISE2020新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)峰者大會(huì)

為了幫助優(yōu)質(zhì)企業(yè)發(fā)聲、幫助行業(yè)探索者尋找方向、幫助業(yè)務(wù)需求方進(jìn)行有效的對(duì)接，36氪推出了首個(gè)新經(jīng)濟(jì)行業(yè)“線上”大會(huì)——WISE2020新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)風(fēng)者大會(huì)，其中首場主題大會(huì)企業(yè)服務(wù)峰會(huì)于3月31日和4月1日舉行。活動(dòng)邀請(qǐng)了關(guān)注企服賽道的知名投資人和行業(yè)代表企業(yè)，分享最新的行業(yè)洞察及解決方案，向市場展示企業(yè)服務(wù)在商業(yè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)設(shè)施功能，并借助社群交流，幫助產(chǎn)業(yè)鏈上下游企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接。

疫情期間，人們的工作方式“被迫”從線下轉(zhuǎn)移到了線上，而這次的集體在線辦公暴露出企業(yè)很多管理方式的問題，例如線上溝通不暢，會(huì)議效率比較低，個(gè)人和團(tuán)隊(duì)績效無法衡量，時(shí)間利用不合理，沒有做好時(shí)間分配和時(shí)間管理等。石墨文檔創(chuàng)始人吳冰認(rèn)為疫情激活了在線辦公工具的市場，而在未來即使疫情過去，數(shù)字化的高效管理也將是企業(yè)的發(fā)展方向。

以下為嘉賓演講實(shí)錄，經(jīng)36氪編輯整理：

大家好！我是石墨文檔CEO吳冰，非常高興能有機(jī)會(huì)在今天的新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)風(fēng)者大會(huì)跟大家有這樣一個(gè)分享。今天我分享的主題是疫后如何高效復(fù)工。

疫情初期我們經(jīng)歷了所有員工必須得在線上辦公的情況?？赡芎芏鄨F(tuán)隊(duì)或者公司都會(huì)實(shí)際上是比較喜歡面對(duì)面的，因?yàn)椴还苁浅霾钸€是開會(huì)，面對(duì)面更方便、效率更高。而線上的語音溝通，不能面對(duì)面把握情緒變化，容易引發(fā)爭執(zhí)與誤解；沒有設(shè)置會(huì)議流程，會(huì)議時(shí)間過長。在績效方面，OKR/KPI設(shè)置不清晰，工作任務(wù)不能具體到個(gè)目標(biāo)管理不清晰會(huì)導(dǎo)致員工產(chǎn)出不可控。

這次疫情逼迫很多公司或者團(tuán)隊(duì)用遠(yuǎn)程在線的方式去辦公，不管是視頻會(huì)議還是文件文檔都會(huì)變成一個(gè)在線的形式，這也是給我們一個(gè)更多體驗(yàn)在線辦公、遠(yuǎn)程辦公的機(jī)會(huì)。

我們認(rèn)為提高線上辦公效率，以下幾點(diǎn)非常重要:

用好在線辦公工具

在線辦公和遠(yuǎn)程辦公最重要的一點(diǎn)是打破了大家平時(shí)能夠在公司見到同事進(jìn)行面對(duì)面溝通，直觀感知到大家工作的狀態(tài)。這個(gè)時(shí)候以一種每日站會(huì)（站立式會(huì)議）的形式，或者以周、月的形式來進(jìn)行管理和匯報(bào)是非常重要的。每天固定在線上交換信息、以日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)的節(jié)奏復(fù)盤將是一種很有條理的管理方式。

那么首先企業(yè)需要規(guī)范化流程管理，制定特殊時(shí)期員工標(biāo)準(zhǔn)操作手冊(cè)，特殊時(shí)期的規(guī)范化流程可以指導(dǎo)員工行為，幫助員工快速進(jìn)入工作狀態(tài)，高效復(fù)工。同時(shí)在線辦公流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化可以幫助企業(yè)降低管理難度，提高管理效益。

做好精細(xì)化管理

第一是目標(biāo)管理。明確具體的目標(biāo)管理對(duì)于線上管理方式非常重要。而具體來說，目標(biāo)管理需要明確團(tuán)隊(duì)和成員目標(biāo)。企業(yè)負(fù)責(zé)人和團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人首先需要制定適合公司的OKR/KPI。

同時(shí)需要拆分進(jìn)度，把定性文字翻譯為定量的數(shù)字化，讓團(tuán)隊(duì)各自有好的任務(wù)分配到，并且有好的owner去帶領(lǐng)。

第二是溝通管理。我們需要注意打通內(nèi)部溝通渠道，提高溝通效率。另外設(shè)置在線會(huì)議看板，明確會(huì)議議程和會(huì)議目的，做好會(huì)議記錄，會(huì)議后進(jìn)行跟進(jìn)執(zhí)行。例如在開語音視頻會(huì)議時(shí)，可以使用在線文檔分工協(xié)作共同編寫，提升記錄會(huì)議要點(diǎn)的效率。

在這樣的執(zhí)行情況下，團(tuán)隊(duì)的HR或者輔助部門的HRBP可以將精力用在其他更重要的方面，這樣就能保證整個(gè)團(tuán)隊(duì)不管是在遠(yuǎn)程辦公還是在線辦公，都會(huì)有很高效的管理，同時(shí)把握進(jìn)程。

第三是匯報(bào)管理。明確對(duì)人、對(duì)事的匯報(bào)原則十分有必要。通過對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展的及時(shí)匯報(bào)，明確執(zhí)行進(jìn)度，修正工作，獲取所需支持資源，同時(shí)以日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)的形式對(duì)工作進(jìn)行階段性總結(jié)和復(fù)盤。

第四是員工個(gè)人管理。提高員工在線辦公工作效率，明確時(shí)間規(guī)則，確保員工工作時(shí)間的自主性和靈活性，同時(shí)幫助員工做好空間、時(shí)間、心態(tài)的自我管理。

利用線上辦公工具，精細(xì)化的工作管理環(huán)節(jié)將保證整個(gè)機(jī)制的良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

宏觀環(huán)境反映管理思維 在線工具市場空間可觀

2017年全球云市場中SaaS產(chǎn)品的市場量級(jí)就已經(jīng)達(dá)到了586億美元，2018年中國SaaS整個(gè)規(guī)模是243億人民幣，占整個(gè)海外市場的十五分之一。這個(gè)對(duì)比，不僅僅說明這個(gè)市場的需求，更反映出我們對(duì)SaaS產(chǎn)品的應(yīng)用與管理習(xí)慣是有差異的。

舉個(gè)例子，2018年平均每家美國企業(yè)客戶在SaaS上面的花費(fèi)可以達(dá)到34萬美元，但是中國SaaS企業(yè)可能每年只投入11萬人民幣。但是2019 年中國公共云服務(wù)收入增長率達(dá)到33%。所以通過運(yùn)用在線工具來讓工作流程與管理會(huì)更高效的市場有非常大的提升空間。

疫情加速新型工作方式 在線辦公服務(wù)范圍廣泛

當(dāng)然，在線辦公的這些工具其實(shí)是滲透在方方面面的。不僅僅是項(xiàng)目管理，內(nèi)容管理、看板、報(bào)表等等這些方面，大家使用的個(gè)人任務(wù)管理、時(shí)間管理，基本上都可以在這些在線文檔或者表格上實(shí)現(xiàn)，這將從基礎(chǔ)層面提高團(tuán)隊(duì)或者整個(gè)公司運(yùn)行的效率。

我們覺得疫情期間實(shí)際上給了整個(gè)中國市場上很多的企業(yè)和團(tuán)隊(duì)重新去看待我們以前一些辦公的方式。我們“被迫”在云上進(jìn)行辦公，雖然是一個(gè)被迫的形式，但是也是一個(gè)機(jī)會(huì)去思考視頻會(huì)議、云開會(huì)，云文檔辦公的工作方式。其實(shí)我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，云上辦公的效率在某些時(shí)候不一定會(huì)比實(shí)地面對(duì)面開會(huì)的效率低。

所以不管是對(duì)于一些小型團(tuán)隊(duì)和一些比較大型的企業(yè)，重新思考效率溝通和管理其實(shí)是一個(gè)非常重要的事情。我覺得這是一個(gè)非常好的機(jī)會(huì)，讓大家去重新看待整個(gè)市場，重新來了解這個(gè)工作方向。

對(duì)于石墨來說，2019年是加速的一年。全年?duì)I收增長了近 7 倍，金額續(xù)費(fèi)率達(dá)到 120%，美國知名的 SaaS 企業(yè) Slack 是130%。而在疫情期間新增用戶量和企業(yè)注冊(cè)數(shù)的增長在 6 倍左右，這就是石墨的成績。

無論對(duì)于SaaS還是在線辦公，2020年石墨還是有非常多的機(jī)會(huì)。

疫情過去之后，大家會(huì)慢慢恢復(fù)到原來的節(jié)奏，但是云辦公市場仍然蘊(yùn)含很大的機(jī)會(huì)。用戶和企業(yè)都開始去更多的關(guān)注辦公效率，更多地去關(guān)注云端辦公、在線辦公這樣一個(gè)機(jī)會(huì)。

希望今年可以繼續(xù)前行，能夠在未來做得更好。