會議籌備流程-如何辦好一個會議？

會議公司可以理順這樣一個繁瑣而復(fù)雜的會議過程，也可以井然有序地進行，有什么秘密呢？

別擔(dān)心，今天我們準(zhǔn)備了一個完整版本的會議準(zhǔn)備過程的細節(jié)，趕快拿走吧，歡迎您！

一般來說，會議活動的籌備工作可分為三個階段和N節(jié)。

一.會前籌備階段

1.確定會議的主題和會議：

你一定聽說過會議的共同主題-超越你自己！繼續(xù)說吧！謝謝你的邀請！

不要覺得沒有新意，其實會議主題的確定應(yīng)該切合實際，結(jié)合公司的需要，究竟哪一位老板不希望員工努力工作？

在會議的設(shè)置中，要考慮到會議的時間、參與者、項目的可行性，如會前演講、會議討論、中場互動游戲、會后總結(jié)等。有時，如果互動游戲不能調(diào)動會議工作人員的積極性，那么實際意義就不大。

2.確定會議的時間、誰、地點：

一般來說，大型會議的時間和地點將在參與者和公司主體的需要的前提下確定，通常提前一至兩個月(甚至更早)確定大約的會議時間和地點。

與會者(正式代表)、受邀代表、與會者和工作人員(包括服務(wù)人員)的名單和總?cè)藬?shù)也將根據(jù)實際情況加以確定和控制。

3.確定會議文件和材料的編制：

會議所需的宣傳及閱讀資料、與會者名單、住宿時間表、會議服務(wù)人員的工作安排等，均須在本節(jié)內(nèi)預(yù)先作出計劃，因為隨時可能有更改，因此須事先作好準(zhǔn)備，以避免遺漏。

4.最后確定會議費用和供資預(yù)算：

會議預(yù)算的數(shù)額將直接影響到會議和項目進程的成效，一些公司在開始計劃會議之前會提前計劃預(yù)算。一般成本預(yù)算可分為顯性成本和隱性成本。隱性成本是指會議的明顯成本，如場地費、辦公文具信息費、服裝、食品、住房和銀行補貼等。

隱性成本是指因參加會議而損失的勞動力價值，一般不太可能被注意到。這部分勞動力價值是每小時工資的3倍，乘以2。

5.確定會議的組織和分工：

會議的組織和分工是維護會議秩序的關(guān)鍵。要明確會議的聯(lián)系，要求和目標(biāo)是什么，如何落實和監(jiān)督。

6.地點安排：

最后一期詳細說明了會場的具體布局，請在這里戳一下-最后如何安排場地？看你想要什么會議！

此外，在確定布局后，應(yīng)事先適當(dāng)采購或租用設(shè)施，在開會之前，必須重新調(diào)試和確認是否可以適當(dāng)使用，以避免臨時故障或錯誤。

會場在開會前安排得很整齊，給客人留下了完美的第一印象。

二、會議進行階段

到了會議開始之后，更多的工作都集中在會議秩序、做好會議記錄以及處理突發(fā)狀況這三大塊。

一般前兩部分都不會出太大問題，唯有突發(fā)狀況是無法預(yù)料的，這就非常考驗籌備者和會議負責(zé)人的應(yīng)變能力和經(jīng)驗了。

常見的突發(fā)情況會出現(xiàn)參會人員身體不適、設(shè)備突然故障、布景垮塌等問題，所以最好是把這類問題的解決方案也列入籌備策劃案中，以便可以隨時應(yīng)對。

三、會議結(jié)束階段

會議結(jié)束之后，首先要收拾會場恢復(fù)原樣，隨后要及時回收相關(guān)文件，整理公關(guān)宣傳稿件或清算剩余會議費用。

根據(jù)保密原則，該收回的收回，該匯總的要及時匯總。組織送站。根據(jù)與會人員離開時間，提前安排車輛，送站人員等。

以上，就是籌備一場常規(guī)大型會務(wù)的流程明細，說復(fù)雜也不復(fù)雜，但要面面俱到也不是易事。

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